Rispondenza alle normative della GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 428
(Pubblicazione: G.U. n. 291 del 4-12-1998)

Premessa
Il 16 ottobre 1998 il Consiglio dei Ministri ha approvato, su proposta del Ministro per la Funzione Pubblica Franco Bassanini, il regolamento sul "Protocollo informatico" formulato dall’Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione.
Il nuovo regolamento si inserisce nel quadro delle riforme della pubblica amministrazione e del processo di semplificazione, con particolare riferimento all'articolo 15 della legge 59/1997 (Bassanini 1) che ha disciplinato la formazione, la trasmissione e l'archiviazione dei documenti elettronici.
La normativa è destinata a modificare radicalmente il sistema di registrazione, trattamento e conservazione dei documenti amministrativi.
L'attività di protocollazione sarà organizzata per grandi aree omogenee con uniformi criteri di classificazione ed archiviazione dei documenti.
Con l'informatizzazione dei protocolli sarà possibile migliorare la gestione dei procedimenti amministrativi che potranno essere strettamente collegati al protocollo ed all'archivio, creando un sistema completo per l'informazione sullo stato delle pratiche, i tempi di definizione e il responsabile del procedimento.
La gestione automatizzata dei flussi documentali contribuisce infine a migliorare il controllo di gestione, grazie alla puntuale verifica dei tempi di attuazione dei progetti e dei programmi delle amministrazioni.

Scadenze obbligatorie fissate dal decreto:

• Entro il 31 marzo 1999, le pubbliche amministrazioni introducono, nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico.
• Entro il 31 dicembre 1999, le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici.
• Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire dal 1 gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.

Rispondenza del sistema alle normative

Il sistema proposto è stato da noi sviluppato e strutturato in modo tale da rispondere pienamente ai requisiti richiesti.

L’articolo 3 del regolamento definisce i requisiti del sistema di protocollo informatico, che deve:

• garantire la sicurezza e l'integrità dei dati;
  • l’accesso alla procedura è controllato da un ‘Profilo Utente’ che, gestito dall’amministratore del sistema (1), fissa i parametri di identificazione escludendo possibili intrusioni da parte di estranei.
• garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
  • la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita è forzatamente soggetta al fattore umano (2). Il sistema offre un valido supporto gestendo in modo automatico l’assegnazione cronologica del numero e della data di protocollazione.
• fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
  • ogni documento può essere collegato ad altri, sia in entrata che in uscita, in modo tale da formare un vero e proprio fascicolo. Ricercando un qualsiasi documento di un fascicolo, si avranno a disposizione le informazioni di tutti i documenti che lo compongono.
• consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
  • il reperimento delle informazioni è estremamente facilitato dalla possibilità di ricercare i documenti tramite una semplice maschera guida che consente di selezionare una o più tipi di informazioni registrate, di indicare una frase, una parola o parte di parola (ricerca ipertestuale) e/o stabilire lo spazio temporale su cui eseguire la ricerca. Viene così generato un filtro che, più ampio sarà minore sarà la quantità di documenti rispondenti ai parametri. In tutti i casi si ha la possibilità di reperire immediatamente tutte le informazioni interessate, anche se cercate tra migliaia e migliaia di documenti.
• consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
  • l’accesso alle informazioni è garantito dal ‘Profilo Utente’ che, oltre ai parametri di identificazione, definisce, per ogni utente, i vari livelli di abilitazione alle singole funzionalità e/o campo.
• garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
  • anche in questo caso la corretta organizzazione dei documenti è forzatamente soggetta al fattore umano (2). Il nostro sistema informatico offre intuitivi strumenti che facilitano l’organizzazione e la classificazione dei documenti.

    Note:
    (1) Amministratore del sistema – individuato e formalmente responsabilizzato
    (2) Fattore umano – la soluzione organizzativa deve individuare e responsabilizzare formalmente i soggetti addetti a tali operazioni

Tutte le modalità richieste per le registrazioni di protocollo trovano totale riscontro nel nostro sistema informatico di Gestione del Protocollo.

L’articolo 4 definisce le modalità delle registrazioni di protocollo come segue:

• La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti informazioni:
  1. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
  2. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
  3. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
  4. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
  5. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
  6. l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
     • Informazioni previste e richieste
       1. il numero di protocollo viene automaticamente generato e non ne è consentita la modifica.
       2. la data di registrazione di protocollo viene automaticamente assegnata e non ne è consentita la modifica.
       3. i dati anagrafici (campo obbligatorio - mittente per i documenti ricevuti e destinatari per i documenti spediti), selezionati da archivi appositi, vengono registrati in forma non modificabile.
       4. l’oggetto (campo obbligatorio), predefinito e selezionato da archivio apposito, viene registrato in forma non modificabile.
       5. sono previsti due campi facoltativi di riferimento relativi al documento del mittente. (Data e riferimento che può essere utilizzato per il numero di protocollo, se disponibile, oppure qualsiasi altro riferimento del documento ricevuto)
       6. l’impronta del documento, da qualsiasi fonte provenga, è registrata in forma immagine e non modificabile.
• Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
  • Il sistema aggiorna ‘on-line’, cioè ad ogni registrazione, il registro di protocollo che può essere giornalmente stampato. Tale registro, che può anche essere consultato a video, riporta le seguenti informazioni:
    • numero di protocollo
    • data di protocollo
    • oggetto
    • mittente (per i documenti ricevuti)
    • destinatari per competenza e per conoscenza (per i documenti spediti)
    • eventuale segnalazione di registrazione ANNULLATA
• L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
  • Tutte le informazioni minime necessarie per considerare valida (vedi art. 7) la tenuta del protocollo informatico da parte delle pubbliche amministrazioni, sono richieste dal sistema in modo obbligatorio in un unica fase di inserimento e registrazione.