Registrazione documento
La registrazione del documento avviene con la compilazione dei campi:

• Tipo Documento – selezionato tra quelli predefiniti in tabella
• Numero e data di Protocollo – assegnati automaticamente dal sistema
• Scadenza – calcolata dal sistema in base al n° giorni associati al Tipo Documento (modificabile)
• Oggetto – selezionato tra quelli standard predefiniti in tabella
• Estensione oggetto/Note – campo alfanumerico in cui è possibile inserire, senza limiti, dettagli esplicativi dell’oggetto e/o eventuali note (facoltativo)
• Mittente – selezionato dalla tabella Anagrafico.
• Data documento e Riferimenti – campi in cui inserire i riferimenti del documento ricevuto (facoltativi)
• Raccomandata – se selezionato, il sistema richiede ulteriori informazioni necessarie per la compilazione del registro raccomandate
• Pratica – selezionata tra quelle predefinite in tabella per classificare il documento (facoltativo)

Il pulsante Collegati consente di collegare tra loro uno o più documenti (riscontro).
Le modalità di collegamento, che possono essere impostate e modificate in qualsiasi momento, permettono la catalogazione dei documenti organizzata in n fascicoli nell’ambito di una pratica o, viceversa, in n pratiche nell’ambito di un fascicolo.
Il pulsante Scansione avvia lo scanner per l’acquisizione in formato immagine del documento. Sull’immagine della prima pagina del documento il sistema riporta, in forma non modificabile, il Tipo di Protocollo, il numero di Protocollo, la data e l’ora di avvenuta registrazione.
Il pulsante Destinatari attiva la maschera a fianco illustrata che consente di selezionare i destinatari del documento che si sta trattando, sia per competenza che per conoscenza.

Il reperimento delle informazioni è estremamente facilitato dalla possibilità di ricercare i documenti tramite questa semplice maschera guida che consente di selezionare una o più tipi di informazioni registrate, di indicare una frase, una parola o parte di parola (ricerca ipertestuale) e/o stabilire lo spazio temporale su cui eseguire la ricerca. Viene così generato un filtro che, più ampio sarà minore sarà la quantità di documenti rispondenti ai parametri. In tutti i casi il sistema rende immediatamente disponibili le informazioni interessate, anche se ricercate tra migliaia e migliaia di documenti.

Il risultato della ricerca produce un elenco dei documenti rispondenti ai parametri selezionati da cui è possibile richiamare il documento interessato in modalità Consultazione o Variazione.

In modalità Variazione è possibile, con le opportune autorizzazioni, modificare i dati precedentemente inseriti oppure annullare la registrazione.
L’annullamento della registrazione non elimina i dati memorizzati, ma riporta la dicitura ‘Annullato’ sempre visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie.

Se le informazioni visualizzate si riferiscono ad un documento catalogato in un fascicolo, si avranno a disposizione le informazioni di tutti i documenti che lo compongono.

Immagine documento

Nella fase di visualizzazione immagine dei documenti, è possibile:

• Stampare copie del documento
• Apporre timbri elettronici diversi e personalizzabili
• Apporre note personali
• Evidenziare parti del documento
• Selezionare note per ridimensionare, spostare od annullare la nota stessa
• Scorrere le varie pagine del documento avanti ed indietro
• Sostituire la pagina visualizzata con una nuova scansione
• Visualizzare i documenti collegati
• Ruotare, ingrandire, rimpicciolire l’immagine
• Annullare la pagina visualizzata